Con la determinazione n. 157 del 23 marzo 2020 il Direttore generale dell’AgID ha approvato le linee guida per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) approvato con d.lgs. n. 82/2005. Le linee guida stabiliscono le modalità tecniche atte a garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità dei documenti informatici e la loro riconducibilità all’autore in maniera manifesta e inequivoca.
In base alle linee guida sarà possibile sottoscrivere documenti informatici mediante il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID), servizio attualmente fornito gratuitamente alle persone fisiche, attribuendo ai medesimi il medesimo valore probatorio delle scritture private ai sensi dell’art. 2702 c.c.
Tale provvedimento dà attuazione alle previsioni contenute all’art. 20, co. 1 CAD, in base al quale “il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice”.
Più precisamente, gli effetti dei documenti informatici sottoscritti in base alle linee guida emanate dall’AgID sono precisati all’articolo 20, co. 3 del CAD, secondo il quale “La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale” e dall’art. 21, co. 3 del CAD, secondo cui il documento informatico formato nel rispetto delle regole tecniche emanate dall’AgID produce gli effetti probatori riconosciuti alla scrittura privata ai sensi dell’art. 2702 c.c.
Ciò significa che il documento informatico così sottoscritto è del tutto equiparato ad un documento redatto per iscritto e che le dichiarazioni e le manifestazioni di volontà contenute nel documento informatico (ad esempio, la volontà di concludere un certo contratto), si considerano attribuite alla persona che ha sottoscritto il documento. Tale presunzione può essere vinta soltanto mediante la proposizione di un giudizio di querela di falso, previo disconoscimento della scrittura privata, in base agli articoli 215ss. e 221ss. del Codice di procedura civile.
Inoltre, poiché tale documento informatico integra la forma scritta, i crediti che derivano possono essere fatti valere mediante il procedimento per decreto ingiuntivo, sussistendone le condizioni di legge.
Il sistema di sottoscrizione dei documenti mediante SPID non soddisfa i requisiti per essere considerato una “firma elettronica qualificata” o “firma digitale” secondo le definizioni datene dall’art. 1 del CAS. Ciò significa che questa forma di sottoscrizione non potrà essere utilizzata per sottoscrivere le speciali categorie di contratti individuate all’art. 1350 c.c., ovvero:
- i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili;
- i contratti che costituiscono, modificano o trasferiscono il diritto di usufrutto su beni immobili, il diritto di superficie il diritto del concedente e dell'enfiteuta;
- i contratti che costituiscono la comunione di diritti indicati dai numeri precedenti;
- i contratti che costituiscono o modificano le servitù prediali, il diritto di uso su beni immobili e il diritto di abitazione;
- gli atti di rinunzia ai diritti indicati dai numeri precedenti;
- i contratti di affrancazione del fondo enfiteutico;
- i contratti di anticresi;
- i contratti di locazione di beni immobili per una durata superiore a nove anni;
- i contratti di società o di associazione con i quali si conferisce il godimento di beni immobili o di altri diritti reali immobiliari per un tempo eccedente i nove anni o per un tempo indeterminato;
- gli atti che costituiscono rendite perpetue o vitalizie, salve le disposizioni relative alle rendite dello Stato;
- gli atti di divisione di beni immobili e di altri diritti reali immobiliari;
- le transazioni che hanno per oggetto controversie relative ai rapporti giuridici menzionati nei numeri precedenti.
Per sottoscrivere questi contratti in forma digitale le parti dovranno dunque munirsi di un kit per la firma digitale rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.
Il nuovo sistema potrà essere invece essere facilmente applicato per contratti di compravendita di beni mobili, conferimenti di incarichi professionali, contratti di servizi, contratti di locazione di durata inferiore ai nove anni. Potrebbe essere inoltre valutato il suo utilizzo, ad esempio, in ambito di raccolta e gestione dei consensi privacy.
Le regole tecniche consentiranno di integrare all’interno di siti web e sistemi informatici una funzione “Firma con SPID”, che consentirà all’utente di sottoscrivere il documento mediante il proprio profilo SPID (profilo che dovrà essere necessariamente quello di una persona fisica, sia per scopi privati che per scopi professionali).
Il documento da sottoscrivere sarà trasferito al gestore dei servizi SPID, che ne formerà una versione munita del proprio sigillo digitale, e procederà all’identificazione dell’utente ed alla raccolta della manifestazione di volontà di sottoscrivere il documento.
Al termine della procedura verrà generato un documento pdf, conforme allo standard PDF/A-2a, che attesterà la sottoscrizione.
La sottoscrizione tramite SPID non costituisce un servizio di conservazione del documento sottoscritto: a meno che l’utente non richieda questo servizio (da rendere in forma separata), il fornitore di servizi SPID distruggerà tutte le copie in suo possesso al termine dell’operazione di firma.
Con l’emanazione di queste linee guida, sorgono nuove opportunità per le imprese in ordine alla gestione ed alla digitalizzazione dei rapporti con i propri clienti.